TECNOLOGIA Y PEQUEÑOS NEGOCIOS

Para nadie es un secreto que el uso de la tecnología, y particularmente de la computación, es absolutamente necesario para alcanzar el éxito en la mayoría de los negocios, por no decir en todos, sin embargo por múltiples razones, generalmente de origen económico, muchos pequeños empresarios relegan a segundo plano el uso de la informática, el ‘software’ e internet y con ello se privan de los beneficios que su uso genera; otros, quizá sin saberlo, subutilizan dichos recursos reduciendo su impacto potencial como fuente de ingresos.

Es cierto que el valor de algunas soluciones es alto, pero si investigamos un poco veremos que existen herramientas gratuitas, o de bajo costo que pueden ser de gran impacto. Lo importante es reconocer que la computación es un elemento tan importante en el presupuesto de una empresa como lo es el mercadeo, la contabilidad o el aspecto legal. No importa cuál sea su presupuesto, se pueden encontrar algunas aplicaciones que harán su vida más fácil y su empresa más próspera.

Empezaremos este ejercicio con una herramienta que muchos conocen, o al menos han escuchado mencionar, pero cuyo potencial es mucho mayor de lo que parece a primera vista: GMAIL. Los servicios de Gmail no se limitan al reconocido “email”, que obviamente es gratuito, sino que se extienden a otras áreas, por ejemplo “el calendario” o agenda. Esta aplicación, también gratuita, te permite ordenar tus citas y visualizarlas en forma similar a cualquier otra agenda digital en el mercado, con la ventaja de que puedes acceder a ella desde cualquier computador en el mundo. Puedes mover una cita de un día para otro solo con “arrastrarla”, y podrías tener acceso, luego de que ellos lo autoricen, a la agenda de tus compañeros de trabajo. De esta forma por ejemplo, empresas de servicios que ofrecen visitas domiciliarias u otro tipo de servicios, estarían habilitadas para visualizar en forma conjunta y centralizada la carga de trabajo de todos sus colaboradores, permitiendo así a una compañía encontrar fácilmente un sustituto para un servicio en caso de que la persona requerida originalmente se encuentre ocupada para esa fecha, esto sólo por dar un ejemplo. Las posibilidades son muchas más.

Google (propietario de Gmail) ofrece otras opciones gratuitas, como el manejo de documentos; de esta forma tú puedes acceder a un documento que hayas incluido, desde cualquier computador sin necesidad de enviar copias por email, o de imprimir el documento en sí. Esto no sólo tiene implicaciones ecológicas, y económicas en el uso del papel, sino que permite tener versiones centralizadas de documentos y evita un dolor de cabeza muy común en cualquier compañía: las diferentes versiones de un mismo documento salvadas en distintos lugares y con diferencias que aunque a veces son mínimas, pueden dan lugar a malentendidos e incluso generar reveses financieros. Esta herramienta también te permite ‘compartir’ un documento con las personas que desees, quizá necesitas que alguien revise el documento y lo corrija en otro lugar de la ciudad, o del país, o del mundo, siempre podrás hacer esto sin necesidad de crear una versión adicional del documento.

Obviamente no sobra decir que todas estas soluciones tienen sus limitantes, pero si el presupuesto es restringido constituyen un buen camino para hacer uso de la tecnología sin crear otro hueco en tu presupuesto. En una próxima entrega revisaremos otro tipo de herramientas: aquellas que te permiten crear una tienda virtual en Internet, gratis.